公司该用或该换人事薪资系统了吗?怎么评估判断呢?

2023/11/27
公司该用或该换人事薪资系统了吗?怎么评估判断呢?
Administrator

经营成本与经营绩效往往是重要考量。过去拜访客户的经验,常常发现许多客户以人工作业(搭配Excel)处理所有出勤管理Excel的整理、检核,以及薪资计算的工作,每月、甚至每天花费不少时间处理相关作业。

甚至有些客户,即使采用了系统,仍然许多报表要人工,或是系统内分成许多模组,互相没有连结,一个新进员工建档输入需要分许多地方输入等。人事系统比较、评估工作对于企业人事或人资管里单位来说,并不是简单的工作。

许多中小企业人事管理者,通常身兼多职,因此很习惯找朋友推荐人事系统,或听过其他公司使用,因此也跟着采用。(台湾的企业,常见大概每一百人配置一个专职人资管理者,所以中小企业人资有不小比例并非全职) 但是一套系统的使用、上线,成功的指标其实不是看系统有多少功能、厂商多出名,而是看企业内使用者是否能够接受系统的操作与运作模式,以及系统是否真能减少重工、提升内部的管理绩效、并快速提供决策支援。)

举个实际案例来说:有一个数百人连锁零售、服务业客户,因为导入ERP系统,使用了ERP的HR管理模组来进行管理。但是经过了漫长的上线程序,最后却因为操作不流畅,前端操作人员难以适应、痛苦指数飙高,就连后台管理者,也必须用许多人工作业来完成新人建档、甚至产生报表等工作。因此,评估是否该用系统、或是否该换系统,都应该以现有工作是否能够得到更好、更有效率的管理支援来考量,而非单纯以省钱、或功能很多、很有名等因素来考量。建议可以从几个面向来检讨:

以100人以下公司为例,目前的经常性(若是30人以下公司,则应该在2小时内)

企业是否有成长的规划?

查询相关资料、制作各式管理报表、平均每件是否无法在短时间内(如5-10分钟内)完成?

是否有不少员工经常在外工作、或主管经常出差,无法妥善的纪录出勤或请假?

若已有系统,对于系统的功能、报表、操作以及因应法规修改的能力,管理者或一般员工是否经常无法满意?

员工出勤异常是否得用人工审查?

发薪前是否常常要再重新验算,或反覆检查?

人事管理者是否经常异动(如一年内)?

有轮班、排班状况,且班表会修改(需要修改异动纪录)

若以上问题有一半以上答案为「是」,应该及早开始规划使用或更换有一些公司HR会尝试引进简单的考勤机、或打卡APP,来记录员工出勤,这通常是第一步,但是这些工具无法协助人事管理者判读出勤异常,因此要改善整体的人力资源管理效能,帮助很有限,还是要有整体性的时程规划,逐步导入合适的人事出勤薪资管理系统。目前薪资水平在整体物价膨胀的压力下,只会逐年不断攀升,对于企业来说,若都用人工方式来管理人力资源,成本也只会不断攀升,并且面对外界竞争,将很难对于外界变化快速做出调整,未来将是智能化的时代,管理方式也应该要有更智能化的考量。

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Administrator 2023/11/27
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