如果采购团队依赖纸质工艺或过时系统，效率会很低。采购管理系统有助于提高整个采购价值链的协作和参与度，包括规划、采购、合同管理、订单交付、支付控制和供应商管理。是帮助关键业务部门更有效地运作的一种方法。

降低采购成本

企业可以大大降低采购成本和材料成本。企业可以通过互联网在线订购，这大大降低了文件处理、信息收集、通信等耗时的交易程序，从而降低了交易成本。例如，极牛供应链公司采用C2P工业云采购管理系统后，订单处理时间由3天减为1小时，采购订单处理成本由120美元减为40美元。此外，电子采购还支持企业集中相同或类似的采购需求，以增加采购量，从而获得批量折扣。根据美国供应管理协会的估计，仅此一项企业就可以节约15-25%的采购成本支出。

更良性的供应商关系

让采购从只注重谈判、比价、压价，过渡到建立战略合作伙伴关系和建立双赢机制转变。系统通过供应商入库验证、绩效评估、交付效率等多维度评估供应商质量，确保企业处于最佳的供货状态。

提高了速度和效率

采购管理系统通过标准化设计自动化所有采购流程，消除多余的采购环节，从而降低企业的错误率和订单处理时间。使用采购管理系统后，订单处理时间从3天减少到1小时，订单返工等错误几乎完全消除。

向战略供应管理转移

在采购管理系统的支持下，采购人员可以摆脱以往日常非增值采购活动的束缚，跨越功能边界和公司边界，成为战略资源获取行为。战略供应管理主要包括环境监测、综合供应战略、商品战略、信息管理、公司战略规划、战略采购、战略供应联盟、供应网络、社会责任与理解、关键供应行业等10项战略活动。

信息共享

包括供应商在内的相关部门可以共享信息，不仅可以共享当前的信息，还可以共享过去的信息。这已经成为企业内不同部门的协调，历史交易档案的查询，供应商绩效的监控。这些都是传统采购模式无法比拟的优势。

提高采购透明度

采购管理系统将采购信息在网站公开，采购流程公开，避免交易双方有关人员的私下接触，由计算机根据设定标准自动完成供应商的选择工作，有利于实现实时监控，避免“暗箱”操作，提高了采购商品和采购价格的透明度。